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Nota: Puede que en este listado no aparezcan todas las preguntas disponibles, utilice la búsqueda u hojee las colecciones para ver más

1. ¿Cómo se usan los campos 59X de notas locales en el catálogo del CSIC?

Los campos 59X de Marc21 son campos de notas locales que cada institución utiliza según sus necesidades. En la Red de Bibliotecas y Archivos hemos adoptado un uso de los campos 59X acorde con el uso que hace la Biblioteca Nacional de España, especialmente para el fondo antiguo, pero teniendo también en cuenta que estos campos son de uso frecuente en los registros de Archivos del catálogo del CSIC.
A modo de resumen:
  • 590 - Nota de fuente usada para la descripción. Usar en bibliográfico y archivos
  • 591 - Nota de descripción diplomática. Usar sólo en archivos.
  • 592 - Nota de datos específicos. Usar en bibliográfico y archivos
  • 593 - Nota de valoración documental. Usar sólo en archivos.
  • 594 - $a Nota al título y mención de responsabilidad / $b Nota al encabezamiento. Usar en bibliográfico y archivos
  • 595 - Nota de edición e historia bibliográfica. Usar en bibliográfico y archivos
  • 596 - $a Nota sobre el área de publicación / $b Nota sobre la serie. Usar en bibliográfico y archivos
  • 597 - Nota sobre el área de descripción física. Usar en bibliográfico y archivos
  • 598 - Nota de trasferencias (entrada y salida). Usar sólo en archivos.
  • 599 - Nota sobre la ilustración. Usar en bibliográfico y archivos
Otros campos relacionados son:
  • 583 - $lEstado de conservación. Usar en bibliográfico y archivos.
  • 992 - Fechas de acumulación. Usar solo en archivos.

2. ¿Cómo se puede identificar un usuario en Primo?

Existen tres formas mediante las cuales un usuario o lector se puede identificar en Primo, que aparacen como opciones en la pantalla que se muestra al pulsar "Identificarse" en el catálogo:

1. Intranet CSIC/SIR RedIris: esta opción es la que debe usar de forma obligatoria todo el personal del CSIC y opcionalmente los usuarios externos que quieran usar el  el sistema de autenticación de su propia Universidad o Institución para identificarse en Primo, evitándose tener que recordar un nuevo ID de usuario y contraseña.

2. Usuario/Contraseña: los usuarios externos que lo deseen pueden identificarse mediante su ID de lector y la contraseña que les asigne la biblioteca al darlos de alta, que posteriormente pueden cambiar ellos mismos. Si el usuario olvida la contraseña la biblioteca debe mandarle desde Alma un mensaje para que pueda restablecerla el propio usuario ("Correo del Servicio de Identidad")

3. Redes sociales: los usuarios externos que lo deseen pueden vincular su identificación en Primo a una de sus cuentas en Google o Twitter, evitándose de esta forma tener que recordar un nuevo ID de usuario y contraseña. Para ello la biblioteca, al darlos de alta debe mandarles un mensaje que les permita vincular sus cuentas en redes sociales a Primo.

 

3. ¿Cómo se hace el borrado de usuarios en Alma?

En Alma los usuarios se borran por medio de un procedimiento automático de borrado que se ejecuta semanalmente, y hay algunos puntos importantes que conviene saber acerca del borrado de usuarios:

1. Los carnés de lector tienen en Alma dos fechas diferenciadas e importantes: la vigencia (fecha de caducidad), que indica la fecha a partir de la cual el carné del lector deja de estar activo, y la fecha de eliminación, que indica la fecha en la cual es carné de lector se borrará de forma irreversible.

2. Los carnés de lector del personal CSIC que se crean de forma automática mediante la sincronización con la Intranet no contienen fechas de vigencia ni de eliminación, ya que este dato no nos lo proporciona el CSIC, si alguna biblioteca quiere insertar fecha de vigencia en algunos de estos carnés (p. ej. para personal temporal), debe hacerlo de forma manual.

3. El procedimiento  automático de borrado elimina de forma permanente y no recuperable aquellos lectores cuya fecha de eliminación sea igual o anterior a la fecha de ejecución del procedimiento, incluso si el lector tiene una fecha de vigencia posterior a la fecha de eliminación.

4. Si un lector tiene préstamos pendientes no se borra automáticamente, sino que aparece en un informe de borrado. Con los datos de este informe, URICI se pondrá en contacto con la biblioteca del lector para avisarla y que esta actúe en consecuencia.

5. Cuando una persona deja de pertenecer al CSIC y es dada de baja en la Intranet, el procedimiento diario de sincronización de lectores de Alma le inserta una fecha de vigencia (caducidad) que es una semana posterior a la fecha de detección de la baja en la Intranet, es decir se da al lector una semana "de gracia" con el carné aún activo. Al mismo tiempo se inserta una fecha de eliminación que es tres meses posterior a la baja. Esto se hace así porque en muchos casos estos lectores vuelven a incorporarse al CSIC de alguna forma, y su carné vuelve a estar activo. Si pasados tres meses el lector no vuelve a estar activo, se eliminará su carné de forma permanente.

6. Si se quiere conservar el carné de un lector que ha sido dado de baja en el CSIC pasándolo a la categoría de "Externo" o "Externo con privilegios" se tiene que modificar la fecha de eliminación para que no se borre por error.

8. En los carnés que se hacen de forma manual para lectores externos (o externos con privilegios), es obligatorio insertar una fecha de vigencia y una fecha de eliminación. Como norma general es conveniente que exista un período de tiempo entre la fecha de vigencia y la de eliminación para que el carné no se borre de forma inmediata al caducar y de esta forma se pueda recuperar en caso de error. La recomendación que damos desde URICI es que la diferencia entre ambas fechas sea de al menos un mes. Al hacer una carné de forma manual es muy importante tener cuidado de que no se introduce una fecha de eliminación anterior a la de vigencia, ya que esto daría lugar a un borrado por error.

4. ¿Cómo se catalogan documentos con campos en alfabetos no latinos o con caracteres especiales?

Alma, al contrario de lo que sucedía con Aleph, no cuenta con un teclado virtual propio que permita insertar caracteres que no estén presentes en el teclado normal del ordenador, como pueden ser los caracteres de alfabetos no latinos (árabe, hebreo, cirílico,…) o los caracteres con signos diacríticos no habituales, como los usados en las transliteraciones. Por ello para insertar textos con este tipo de caracteres es necesario recurrir a herramientas externas, con las cuales se escribirá el texto deseado, que luego habrá que copiar y pegar en la plantilla de catalogación de Alma.

La herramienta de introducción de texto de Google es quizás la más fácil de usar y a continuación se dan unas breves instrucciones de cómo utilizarla.

La url de acceso es: https://www.google.com/intl/es/inputtools/try/

En esta página de Google, se elige el idioma usando el botón superior izquierdo


Mediante el botón que hay junto al idioma, se selecciona la opción de teclado, que se abrirá en la parte inferior derecha

Se teclean los caracteres de nuestro documento que los presenta en la parte en blanco y que posteriormente habrá que copiar y pegar en el campo correspondiente del registro bibliográfico abierto en Alma.

5. ¿Cómo encontrar usuarios que no salen en el desplegable de búsqueda de préstamos?

A veces cuando escribimos en la caja de búsqueda autocompletativa de usuarios no salen los usuarios que buscamos, vamos a hacer dos ejemplos para ver cómo encontrar lo que buscamos.

1. Vamos a buscar a un usuario que se apellida "Jimenez, Jimenez", si escribimos eso en la caja vemos que nos da las siguientes opciones, sin embargo ninguna es la que buscamos. Para encontrar lo que buscamos debemos darle al símbolo del listado

Se nos abre una pestaña nueva en la que escribimos "Jimenez Jimenez" y ya seleccionamos la persona que buscamos.

2. Pasa igual si buscamos una instituciones que tiene muchos carnets diferentes, por ejemplo la UCM de Madrid con todas su facultades. Si buscamos la caja nos ofrece unos resultados, pero para verlos todos, una vez más debemos dar en el icono del listado y hacer la búsqueda desde ahí, seleccionando ya el que nos interese.



6. ¿Cómo se crea o se restablece la contraseña de un usuario que utiliza la identificación por usuario y contraseña?

Cuando se crea un nuevo usuario que va a utilizar la identificación mediante usuario y contraseña del Servicio de Identidad de Ex Libris, la biblioteca debe mandar al usuario el mensaje "Correo del Servicio de Identidad" desde el registro de usuario en Alma, el usuario recibirá un correo con un enlace que le permitirá  crear él mismo su contraseña.

En caso de que el usuario olvide o quiera cambiar su contraseña, el propio usuario puede hacerlo con el enlace "¿Olvidó su contraseña?" que aparece en la pantalla de login, o bien la biblioteca puede volver a mandar el mensaje de "Correo del Servicio de Identidad" desde el registro de usuario en Alma para que el propio usuario pueda restablecer la contraseña.



7. ¿Cómo se elabora un boletín de novedades para insertarlo en una página web?

Se puede elaborar un boletín de novedades en código HTML para insertarlo directamente en una página web, pero solo contendrá los materiales con registros de tipo físico, no los electrónicos, ya que la elaboración se basa en los datos del ejemplar físico. Se dan instrucciones detalladas de cómo hacerlo en el manual que se puede ver en el apartado de "Elaboración de productos" de la página de Alma/Primo en la Intranet de la Red. También se pueden exponer los registros nuevos directamente desde la interfaz de usuario de Primo utilizando la faceta de "Registros nuevos" (ver detalles en la FAQ "Cómo hacer enlaces usando la faceta de Registros nuevos de Primo"

8. ¿Cómo hacer enlaces a las novedades usando la faceta de "Registros nuevos" de Primo?

Usando la faceta llamada "Nuevos registros" de Primo se pueden construir enlaces que presenten los registros ingresados durante un período de tiempo determinado anterior a la fecha actual, y filtrando a su vez por Biblioteca/Archivo es posible ceñir las novedades a una Biblioteca o Archivo concreto. Los resultados se pueden ordenar luego como se desee. Es importante recordar que todos los enlaces de Primo son permanentes, por lo que bastará con copiar y pegar el enlace de Primo en la página que nos interese. Por ejemplo, para hacer un enlace de los registros nuevos de la biblioteca SE-EEHA durante el último mes, haríamos los siguientes pasos:

  1. Buscar en la búsqueda simple el código corto de la biblioteca (HA), obtenemos así todos los fondos de esa biblioteca
  2. Filtrar en las facetas por la biblioteca para asegurarnos de que no entran fondos no deseados
  3. Filtrar en la faceta de Nuevos registros por el último mes
  4. Ordenador el resultado por título
  5. Copiar la URL de este resultado
Ya tenemos el enlace que buscábamos: https://csic-primo.hosted.exlibrisgroup.com/primo-explore/search?query=any,contains,HA&tab=default_tab&search_scope=CAT_BIB_scope&sortby=title&vid=34CSIC_VU1&facet=newrecords,include,30%20days%20back&facet=library,include,34CSIC_HA.

Este enlace es dinámico, es decir siempre busca lo nuevo de los últimos 30 días respecto a la fecha actual, y el contenido va cambiando.

Por defecto Primo ofrece la posibilidad de filtrar los registros ingresados en la última semana, el último mes (30 días en realidad), y el último trimestre (90 días), pero en realidad podemos filtrar por el número de días que nos interese manipulando la URL. La parte de la URL que indica el número de días que deben filtra es esta:
facet=newrecords,include,30%20days%20back
En este caso son 30 días, pero este 30 lo podemos sustituir por el número de días que queramos, por ejemplo para filtrar los últimos 10 días:
facet=newrecords,include,10%20days%20back

Por último, no debemos olvidar que de esta forma estamos filtrando registros nuevos en Primo, es decir, que si añadimos un ejemplar de nuestra biblioteca a un registro ya existente, este registro no aparecerá como nuevo en Primo.

9. ¿Cómo se marca un libro como perdido en Alma?

1. Debemos buscar el título, por título, código de barras... a nivel de títulos, no de ejemplares (esto es importante). Y cuando lo localicemos damos al icono de los tres puntos y seleccionamos "Ejemplares"
Ejemplares
 
2. En ejemplares buscamos el nuestro y en los tres puntos seleccionamos "Marcar como extraviado" y ya queda como "Perdido (Missing)"

3. Si el ejemplar que hemos dado por perdido es el único ejemplar que cuelga de la Existencia (Holding), tendremos que "Ocultar de la interfaz de descubrimiento" (es decir del catálogo Primo) esta Existencia, lo que hará que a su vez el registro se oculte de forma automática si no existen Existencias disponibles en otras bibliotecas. Para ello tendremos que Editar (Catalogar) la Existencia, y en el menú superior seleccionar "Herramientas" > "Establecer etiquetas de gestión" y marcar la opción "Ocultar de la interfaz de descubrimiento". Así evitamos que los registros de libros perdidos aparezcan en el catálogo público, lo que crearía confusión.
Ocultar Existencia

4. En el improbable caso de que encontremos el libro tendremos que hacer el mismo proceso y volver a seleccionar "Cambiar a extraviado". El libro quedará de nuevo como "Disponible".  (Hay un error de traducción en Alma y lo que en ingés es "Cambiar el estatus de Extraviado" ha sido traducido por "Cambiar a Extraviado").

5. Una vez que el libro está disponible de nuevo, tendremos que catalogar la Existencia (Holding) y desmarcar "Ocultar de la interfaz de descubrimiento" (ver punto 3) para que el registro sea de nuevo visible en Primo

10. ¿Cómo usar los canales RSS de Alma para presentar novedades?

Alma permite configurar canales RSS que al ejecutarse de forma periódica presenta los nuevos registros que se incluyen en una búsqueda, esto permite usar estos canales como una opción para presentar novedades. Hay dos canales RSS ya predefinidos para presentar los libros nuevos que se incorporan a las bibliotecas de los centros de Humanidades y Ciencias Sociales de la Red y los que se incorporan a bibliotecas de Ciencia y Tecnología, sus URLS son estas:

Humanidades y Ciencias Sociales:

https://eu.alma.exlibrisgroup.com/rep/getFile?institution_code=34CSIC_INST&file=NovedadesCSIC_HyCCSS&type=RSS

Ciencia y Tecnología:

https://eu.alma.exlibrisgroup.com/rep/getFile?institution_code=34CSIC_INST&file=NovedadesCSIC_CyT&type=RSS

Estos perfiles se ejecutan diariamente en Alma, por lo que insertando un widget de RSS en una página web, de forma automática aparecerán los nuevos libros que incorporan las bibliotecas del CSIC en estas áreas. ( se puede ver un ejemplo en esta página de la EEA: https://www.eea.csic.es/categoria/biblioteca-boletines-novedades/ )

Se pueden crear canales RSS similares, pero específicos para una o varias bibliotecas, para ello las bibliotecas deben ponerse en contacto con URICI.

11. ¿Cómo usar las estanterías virtuales de Syndetics Unbound para presentar novedades?

La aplicación Syndetics Unbound, de Proquest, que tiene contratada la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC permite la creación de estanterías virtuales de novedades, se pueden ver las instrucciones detalladas para su creación y la administración en la página de "Herramientas" de la Intranet de la Red (https://sitios.csic.es/group/intranet-de-la-red-de-bibliotecas-del-csic/herramientas-administracion-urici) 

12. ¿Cómo se gestionan los conjuntos de registros de Alma?

• Las bibliotecas solo admiten acceso a los conjuntos creados por los mismos grupos de usuarios comunes, y no puede acceder a conjuntos privados creados por otras bibliotecas. Solo desde URICI se puede ver y utilizar los conjuntos creados por cualquier biblioteca.
• Por regla general, los conjuntos son privados, pues lo habitual es que se creen para trabajos internos de la biblioteca.
• En el supuesto caso de que sean conjuntos para trabajar en colaboración con otra / s bibliotecas / archivos se creen como públicos de modo que el resto de bibliotecas / archivos tengan acceso y puedan hacer el uso oportuno. Si el trabajo se puede hacer en colaboración con URICI no es necesario que sean conjuntos públicos, ya que URICI tiene acceso a todos los conjuntos privados.
• Los conjuntos que se crean como públicos para el trabajo en colaboración (excepto con URICI), por regla general, deben ser duplicados de modo privado para las bibliotecas que van a trabajar con ellos.

• Si parece más operativo mantener como público los conjuntos creados para el trabajo en colaboración, debe haber realizado un compromiso de haberlo hecho. Desde la URICI se hace un seguimiento de los conjuntos públicos para evitar que se acumulen en conjuntos de modo innecesario.
• La pestaña "Mis conjuntos" es de uso privado para cada uno de los usuarios del personal que tienen bibliotecas / archivos por lo que en ella están todos los que están unidos por grupos de modo privado.No se acumulan en esta tabla los conjuntos innecesarios, se entiende que cada uno tiene su modo de trabajo y que es posible hacer clic en ellos más que borrar que los conjuntos pero en muchos casos es posible que los conjuntos no vuelvan a tener más uso o queden sin registros si están en una consulta. Por tanto, se recomienda un mantenimiento periódico de esta pestaña por vuestra parte.

13. ¿Cual es el procedimiento para abrir un carné de usuario en GTBib?

Para una descripción detallada de la gestión de usuarios en GTBib, ver “Guía rápida – Gestión de Usuarios” en la Intranet de la Red: Manuales/ Préstamo interbibliotecario-GTBib (https://sitios.csic.es/group/intranet-de-la-red-de-bibliotecas-del-csic/prestamo-interbibliotecario)

Para dar de alta un nuevo usuario en GTBib, se debe usar como código de registro de GTBib el nº único CSIC precedido de admiración (!). El usuario así registrado puede pedir con las credenciales de la intranet del CSIC. Sus peticiones entrarán en la biblioteca (identidad) que abrió su registro de GTBib.

Para abrir un registro de usuario en GTBib deben estar rellenos de forma obligatoria al menos estos tres campos, sin ellos el usuario no podrá hacer peticiones:
  • Código=!nº único CSIC (NO OLVIDAR la admiración)
  • Apellidos, Nombre
  • Correo electrónico.
En el campo departamento se indicará el nombre del centro o instituto y debe ponerse en todos pero es imprescindible en los usuarios de SURAD, ya que así se identificará el centro al que pertenece el usuario

Sólo para SURAD: Si un usuario nuevos se abre desde la identidad SURAD hay que cambiar luego el perfil en el carné ya creado en la pestaña de usuario/modificar usuario/perfil para adjudicarlo a la identidad (biblioteca) adecuada. 

14. ¿Cual es el proceso para que un usuario se pueda identificar en Primo on las credenciales de su institución?

Alma permite que un usuario externo pueda identificarse en el catálogo usando el sistema de autenticación de su propia Universidad o Institución, evitándo así tener que recordar un nuevo ID de usuario y contraseña exclusivos para los catálogos del CSIC.

Para que esto sea posible, una vez que la biblioteca ha dado de alta al usuario en Alma, deben seguirse los siguientes pasos:

1. La biblioteca tiene que mandar un email al usuario desde su registro de usuario de Alma, utilizando la opción "Correo asociado a la cuenta de red social"


2. El usuario recibirá un mensaje que contiene un enlace denominado "Activar el usuario de mi Institución", que le permitirá enlazar Alma con el login de su institución a través del servicio de identidad de RedIris



3. Al pulsar el enlace de "Activar el usuario de mi institución" se abrirá una pantall de RedIris en la que e usuario deberá buscar su Institución y pulsar sobre ella


4. Al pulsar sobre la institución, se deberá abrir la pantalla de login de la institución a la que pertenece el usuario


5. El usuario deberá introducir sus credenciales, y al hacer login deberá aparacer una pantalla en la que se le indica que el proceso ha tenido éxito y su ID de usuario se ha cargado en Alma


6. Podemos comprobar que el proceso se ha realizado correctamente abriendo el registro del usuario en Alma y mirando la pestaña de "Identificadores". Aquí debemos encontar el ID del usuario en el sistema de su institución, si la pestaña aparace vacía es que el proceso no se ha realizado bien

7. El usuario ya podrá identificarse en Primo utilizando la opción de "Intranet CSIC/SIR RedIris"


15. ¿Qué hay que hacer si se desea conservar como usuario a un lector "Personal CSIC" que se ha dado de baja porque ya no pertenece al CSIC?

Mediante el mecanismo de sincronización, a aquellas personas que trabajan en el CSIC y dejan de pertenecer a la institución se les da automátiocamente de baja. Si la biblioteca desea conservarlos como usuarios, su carné se debe pasar a "Lector externo" o "Lector externo con privilegios". Para ello hay que:   
  1. Pedir a URICI (Amparo Llorente) que cambie el tipo de cuenta de "Externa" (es decir controlada desde la Intranet/SIS) a "Interna" (controlada desde Alma)
  2. Una vez confirmado el cambio anterior, cambiar el grupo de usuarios de "Personal CSIC/Depósitos" a "Externo" o "Externo con privilegios"
  3. Poner vuestra biblioteca en el campo "Campus" si no estuviera puesta ya.
  4. Poner el estado en "Activo"
  5. Cambiar la fecha de vigencia a la nueva fecha de caducidad que creáis conveniente y cambiar la fecha de eliminación a una fecha posterior a la de vigencia (se recomienda un mes)
  6. Asignarles una contraseña (mínimo 8 caracteres, no puede incluir el nombre de usuario ni palabras de uso común)
  7.  Guardarlos

16. ¿Pueden los documentos servidos o recibidos por Préstamo Interbibliotecario salir de la biblioteca?

Ello depende de la política que siga cada biblioteca:

La política general de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC es que los originales que las bibliotecas del CSIC envían en PI a otras bibliotecas, tanto del CSIC como externas, puedan salir de la biblioteca que los recibe. Es responsabilidad de la biblioteca peticionaria velar por la integridad y devolución del original a la biblioteca suministradora. Si alguna biblioteca de la Red no desea que un documento concreto, por sus características, no salga de la biblioteca, debe indicárselo a la biblioteca peticionaria, ya que en caso contrario se sobreentiende que se aplica la política general.

Para los originales que las bibliotecas de la Red reciben por PI de bibliotecas externas al CSIC, se ha de respetar en cada caso las indicaciones de la biblioteca suministradora sobre si el documento puede o no salir de la sala de lectura. La mayor parte de las bibliotecas  que pertenecen a REBIUN permiten que los documentos salgan de la sala de lectura. En el enlace http://www.rebiun.org/prestamoInterbibliotecario/Paginas/bibspermitenprestamo.aspx se puede ver la política de cada biblioteca respecto a este punto.

En todos los casos la biblioteca peticionaria es responsable del  documento ante la biblioteca suministradora,  y puede aplicar una política más restrictiva si lo cree conveniente.

17. ¿Cómo se gestiona una solicitud de compra en Alma?

Los usuarios tienen la posibilidad de hacer "sugerencias de compra" utilizando esta opción que ofrece el catálogo Primo de forma exclusiva para el personal del CSIC y los lectores externos con privilegios. La solicitud de compra crea un registro bibliográfico que no se publica en Primo pero se puede modificar o borrar como cualquier otro registro bibliográfico.

Las nuevas sugerencias de compra las muestra Alma en las tareas pendientes de la biblioteca del usuario como un aviso de "solicitud de compra". Las solicitudes de los usuarios de institutos del Plan 100% Digital son gestionadas por URICI. Para ver las solicitudes de compra el personal de la biblioteca debe tener el rol de "selector" en Alma.
 

Deberá abrir la solicitud y gestionarla. Las posibilidades que tiene el bibliotecario para gestionar la solicitud de compra son:

  • Editar: Modificar la solicitud, añadiendo o cambiando datos, pero si se quieren cambiar datos bibliográficos debe hacerse editando el registro bibliográfico en el editor de metadatos
  • Autorizar y enviar una orden: Crear un pedido con los datos bibliográficos de la solicitud
  • Enviar consulta al solicitante: Enviar un mensaje con texto libre al usuario que hizo la solicitud
  • Asignar a otro usuario: También es posible asignar la solicitud a otro bibliotecario, pero este debe tener el rol de "selector" para poder tramitarla
  • Rechazar: Con esta acción se remite un mensaje al usuario que incluye el motivo de rechazo (ver más abajo) que se ha seleccionado. Una vez que se ha rechazado la solicitud, se debe borrar para que desaparezca completamente. Mientras la solicitud no se haya borrado el usuario la verá desde Primo, después de haberse identificado, entre sus “Solicitudes”. Actualmente los motivos contemplados de rechazo son:
    • Se rechaza la solicitud porque su coste no es asumible
    • Se rechaza la solicitud porque el recursos ya se encuentra en la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC
    • Se rechaza la solicitud porque el recurso no es relevante para la biblioteca
    • No hay fondos disponibles en este momento. La compra del recurso se difiere hasta que haya fondos
    • El recurso se ha puesto en lista de espera para su compra  
    • La compra se ha realizado, póngase en contacto con su biblioteca             

                Realmente los tres últimos motivos no suponen un rechazo definitivo y se han incluido por si la biblioteca no desea conservar las solicitudes de compra en Alma en espera de que se pueda acometer la compra (ver más abajo), y el último para comunicar una compra de libro electrónico al usuario y cerrar la sugerencia de compra (en el procedimiento de compra centralizada de libros electrónicos). Los motivos de rechazo son configurables, de forma que se pueden introducir nuevos motivos a petición de las bibliotecas.

                A partir de la solicitud de compra se puede generar un pedido de forma más o menos inmediata, pero lo más normal será que la biblioteca la deje en espera de que haya presupuesto o que la rechace.

Si la petición queda en espera de compra,  la biblioteca puede optar por enviar un mensaje al usuario con la opción de Enviar consulta al solicitante explicándole la situación, y dejar las solicitudes en Alma a la espera de la tramitación definitiva de su compra, o bien, si no desea conservar estas solicitudes en Alma en espera de la compra, tomar nota de ella y rechazarla para efectuar la compra más adelante, aduciendo uno de los dos últimos motivos. Esto hay que hacerlo así porque no hay forma de poder borrar una petición si previamente no se ha rechazado.

Una vez que una petición se ha rechazado hay que borrarla de Alma, ya que en caso contrario queda ahí almacenada indefinidamente.

 

18. ¿Cómo gestionar una solicitud de compra centralizada de un libro electrónico individual?

El usuario de vuestro instituto se registra en Primo—Pulsa en Sugerencia de compra---elige Formato electrónico---cumplimenta los campos.

En Alma os aparece una solicitud de compra:
     
Pincháis en asignado a usted y luego en Editar del registro que os aparece:  
 
Tenéis que supervisar, comprobar si la información bibliográfica está correcta y completa, verificar que no existe el libro ya en nuestro catálogo, ni en papel ni en las colecciones suscritas. Si cumple con el resto de las condiciones que os hemos apuntado en la presentación del servicio y en la faq: http://sp.urici.csic.es/subjects/faq.php?coll_id=2#faq-7  nos lo asignáis pinchando sobre Asignar a  
 
Seleccionáis del desplegable el usuario Compras, ebooky Asignar a  
 
En Urici nos encargamos de comprarlo e incorporarlo al catálogo.   Cuando lo hayamos recibido y procesado, la biblioteca solicitante recibirá un correo comunicando la compra, y le diréis a vuestro usuario que ya está accesible en Primo.   Si el título que solicita el usuario no os ha parecido pertinente o no cumple las condiciones establecidas para este tipo de compras, lo rechazáis al revisar la solicitud de compra eligiendo la frase adecuada en el desplegable que os aparece.  

 

19. ¿Qué tipo de material y política de ejemplar deben llevar los ejemplares "ficticios" de revistas?

Los ejemplares denominados "ficticios" de revistas que se usan para poder hacer peticiones de reserva y de fotocopias sobre revistas que no se controlan desde Alma y por tanto no tienen un inventario detallado de ejemplares, tienen que llevar Revista como tipo de material y Consulta en sala en la política de ejamplar

20. ¿Se debe proporcionar servicio de PI a usuarios externos?

El servicio de Préstamo Interbibliotecario esta destinado a los usuarios que sean personal  CSIC, a los cuales le proporciona documentos que no están en su biblioteca obteniéndolo bien de una biblioteca CSIC, una biblioteca externa nacional, una externa extranjera o de servicios de acceso al documento como SUBITO y OCLC.

Este servicio, aunque es gratuito para el personal CSIC (salvo la aportación de lo obtenido del extranjero), tiene evidentemente un coste, que es pagado bien por las propias bibliotecas, bien por SURAD para las bibliotecas adheridas. Dado que algunas bibliotecas dan servicio de PI a usuarios externos (becarios, investigadores, etc.  que no son personal CSIC), es importante saber que dado que el servicio tiene un coste para el CSIC, en estos casos:
  1. El servicio se debería limitar a proporcionar solo documentos de nuestro catálogo
  2. No se deben desviar peticiones de esos usuarios a SURAD para obtenerlos de otros suministradores externos y menos aún de proveedores extranjeros
  3. Este servicio debe ser pagado por el usuario
En los centros de titularidad mixta del CSIC con otra institución podrán no cobrarse las solicitudes de PI que provengan de la biblioteca de la otra institución siempre que sean de la facultad, departamento o unidad con la que mantenga la vinculación temática de investigación del centro y que exista reciprocidad entre las partes. 

21. ¿Cómo funciona el Localizador de artículos (Citation Linker)de Primo?

El Localizador de artículos (Citation Linker) de Primo busca en el contenido de Alma, en DOI, en PMID y en algunos casos en Crossref para tratar de localizar un artículo, revista o libro concreto. No es una base de datos tal como WoS o Scopus y no proporciona resultados generales de búsqueda. Como mejor funciona es utilizando un identificador unívoco, como el DOI o PMID para el caso de los artículos y el ISSN/ISBN en al caso de las revistas y libros. Si no se dispone de esta información se debe disponer de datos lo más exhaustivos posible (revista, año, volumen, páginas para los artículos, autor/título para los libros, título completo para las revistas). El resultado no es una lista de registros bibliográficos que cumplan con los criterios de búsqueda sino una página con los servicios electrónicos (texto completo si existe) o las localizaciones físicas existentes para el artículo, libro o revista localizado. Lo importante es saber que se trata de un "Localizador" (trata de localizar un item concreto) y no de un buscador (recupera un conjunto de items que cumplan una condición de búsqueda).

22. ¿Cómo se pueden gestionar los materiales que solo se consultan en la sala de lectura?

Las bibliotecas tienen con los libros de consulta en sala normalmente alguno de estos tres comportamientos:

  1. Los dejan a los usuarios sin anotar ni qué prestan ni a quién
  2. Anotan el material que va a consulta en sala pero no registran a quién se presta, Esto es, llevan exclusivamente un registro de cómo circulan los fondos a efectos estadísticos.
  3. Anotan qué material circula en sala y a quién se le presta.

Las bibliotecas que estén en el primer caso no tienen que hacer nada porque no llevan registro de ningún tipo.

Para las bibliotecas que utilizan el segundo procedimiento (registro del material pero no del lector), la manera de actuar es la siguiente:

  1. Imaginemos que un usuario va al mostrador y pide un libro de depósito para lectura en sala. El personal va a por él y para registrar el movimiento de este libro tiene que moverlo temporalmente a la sala de lectura utilizando su código de barras, entrando en Alma, en Servicios al usuario > Solicitud de recursos > Escanear ejemplares. Una vez ahí, pulsar la segunda pestaña ("Cambiar información del item"). En esta pestaña, se selecciona Tipo de cambio “temporal” y “Sala de lectura” en ubicación, se ingresa el código de barras abajo y se pulsa aceptar. Con eso el item se queda situado temporalmente en la sala de lectura. 
  2. Una vez que el usuario devuelve el libro al mostrador, hay que devolverlo a su sitio de origen, para ello, el proceso es el mismo, pero en este caso hay que elegir "Restaurar" en el desplegable de tipo de cambio, se pone el código de barras, y al pulsar aceptar vuelve a su sitio. Debe estar marcado el “No” en “Colocar directamente en el estante de reservas”, excepto si el libro tiene reservas pendientes.

Para hacer todo este proceso hay que estar previamente situado en el mostrador de circulación de la propia biblioteca.
De todo esto queda estadística de cuánto tiempo ha estado en la sala de lectura, día y hora.

Las bibliotecas que quieran utilizar esta opción (sirve no sólo para conocer el movimiento de tu colección sino para contabilizar las veces que se ha ido a por libros al depósito) tienen que avisar a URICI para que se les cree su propia “Sala de lectura”.

La tercera opción (registro de material y del usuario que lo consulta en la sala) permite un control más exhaustivo, pero su configuración y uso es algo más complejo. Las bibliotecas que quieran usarlo deben ponerse en contacto con URICI.

23. ¿Tienen que tener las revistas ejemplares además de existencias (holdings)?

Sí, las revistas siempre tienen que llevar algún tipo de ejemplar, además del registro de existencias (holding). Si no se usa el control de suscripciones se debe crear un crear un "ejemplar ficticio" y este ejemplar debe tener como tipo de material "Revista" y como política de ejemplar "Lectura en sala". En caso de que se esté usando el control de suscripciones los números que lleguen deben tener como tipo de material "Fascículo".

24. ¿Qué documentos están excluidos del Préstamo Interbibliotecario?

En lo referente a los documentos servidos por nuestras bibliotecas en PI se establecen tres tipos de documentos excluidos de préstamo de originales, aunque sí se puede proporcional copia:
  • Publicaciones periódicas
  • Obras de referencia
  • Libros valiosos o deteriorados
En principio no debe existir ninguna limitación por estricto motivo de fecha y que debe quedar al buen criterio del bibliotecario qué ejemplares se pueden considerar, en cada caso, "valiosos", y por tanto excluidos de préstamo, por su antigüedad, rareza u otras particularidades. También queda claro que los trámites se hacen entre bibliotecas por lo que la responsabilidad de conservación y devolución del ejemplar prestado recae en la biblioteca destinataria.

Para el préstamo o copia de documentos no publicados, como tesis doctorales e informes técnicos inéditos de carácter restringido, se debe tener el permiso del autor.

En cuanto a los documentos electrónicos a la hora de servir peticiones se deben cumplir las licencias, incluyendo una marca de agua en la copia, con las advertencias oportunas en cuanto al uso que se puede hacer de la copia.

No se prestan libros electrónicos, sólo se sirven copias de capítulos.

25. ¿Cómo seleccionar qué cartas van a recibir tus usuarios?

Hay 8 tipos de cartas que pueden recibir los usuarios. Para elegir cuales queréis que reciban vuestros usuarios y cuales no hay que entrar en el carnet del usuario y hacer clic en "cartas al usuario"


Saldrá esta pantalla y marcaremos/desmarcaremos las que queremos que reciban. Por defecto están todas seleccionadas.


En el caso de que alguna biblioteca quiera que sus usuarios no reciban alguna de ellas o todas, lo podemos hacer en bloque. A partir de ese momento, cuando se de de alta a algún usuario, habría que hacerlo de forma manual seleccionando lo que se decida.

26. ¿Qué hay que hacer si un lector quiere darse de alta y ya tiene carné de la Red?

Si se trata de personal del CSIC que se traslada oficialmente de Instituto el proceso de sincronización actualizará de forma automática el valor de la etiqueta "Campus" del lector al nuevo Instituto una vez que este se haya cambiado en la Intranet del CSIC.

Si se trata de un lector externo que ya tiene carné de una biblioteca y se traslada de forma definitiva a otra biblioteca, se debe cambiar el valor de la etiqueta "Campus" y ponerle el de la nueva biblioteca.

Si el lector se traslada de forma provisional, habrá que valorar si es conveniente modificar su carné, aunque la regla general es que no se modifique.

En la gestión del PI (GTBib), la asignación de un usuario a una u otra biblioteca se realiza de forma automática en función de sus datos de la Intranet, por lo que el bibliotecario no tiene que hacer nada cuando cambia de centro.

27. ¿Qué tarifas se aplican en el servicio de PI?

El CSIC,como miembro de REBIUN, aplica las tarifas para Préstamo Interbibliotecario  que,  a propuesta del Grupo de Trabajo de PI del que forma parte, se aprueban bianualmente en la Asamblea General y así se publicita y se recogen en nuestra web (http://bibliotecas.csic.es/obtencion-de-documentos)

A partir de 2011 el IVA se aplica sobre la base imponible de las tarifas REBIUN, pero sólo para las copias, estando exentos los préstamos de originales. Según lo establecido por ley en 2014 no se aplica el IVA a las copias enviadas al extranjero cuando se trata de países de la UE.

28. ¿Cómo localizar los carnets institucionales para PI?

Siempre que vamos a realizar un préstamo es importante que estemos en el mostrador de circulación de nuestra biblioteca. Una vez ahí seleccionamos servicios al usuario --> préstamo/devolución --> gestionar servicios al usuario



Se nos abre una nueva pantalla con una casilla para buscar. Todos los carnets de instituciones mantienen la misma forma Ubicación - Siglas (ejemplo: MADRID-CCHS, BARCELONA-IMF, SALAMANCA-IRNAS... ), podemos buscar también por el código que tienen en Gtbib (ej: CSITN, CSIIN, CSIJB...). Os dejo algunos ejemplos, recordad que esta casilla se autocompelta sola, esto es, empezáis a escribir y os va sugiriendo opciones, así, depende de lo unívoco que queráis encontrar podéis empezar por una cosa o por otra. Por ejemplo, para buscar URICI, si empiezas a ponerlo ya te lo suguiere el sistema solo


Si buscamos por el código de gtbib también nos lo recupera


Cuando hay muchos resultados y no se nos muestra en la primera pantalla damos a el icono de las tres rayas para que se nos abra el listado completo, vamos a hacerlo con la Complutense de Madrid, que tiene muchos carnets asociados


Al darle a ese icono ya vemos todos los que hay para poder seleccionar el que nos interesa


29. ¿Cuándo y cómo se deben modificar los datos de usuario en GTBib?

Una vez localizado un registro de usuario desde la pestaña Agendas, en  Modificar  la biblioteca  puede actualizar datos del nombre,  correo y dirección, pero sólo SURAD puede cambiar la identidad (biblioteca) a la cual pertenece el usuario y cambiar o fusionar el código de usuario.

Si un usuario cambia de centro, será necesario modificar la identidad (biblioteca) del usuario. Si un usuario es personal del CSIC y deja de serlo (por finalización de contrato u otra razón), pero la biblioteca desea que siga teniendo servicio de PI, puede tener que modificar su código de usuario para que pueda identificarse como usuario externo. En ambos casos la biblioteca debe pedir a SURAD que haga estas modificaciones.

30. ¿Cómo obtener un informe de los préstamos activos de mi biblioteca/archivo?

Si se quiere conocer qué documentos de la biblioteca/archivo están prestados se puede consultar el informe "Préstamos activos por biblioteca" disponible en Analytics. Para acceder a él hay que hacer la ruta Analytics/Reports/Préstamos activos por biblioteca. Al pinchar sobre el enlace se abrirá una nueva pestaña en la que aparece un breve formulario para elegir la biblioteca de la que queremos conocer los préstamos, después se da a aceptar y aparecerá una tabla con los datos de préstamos activos de la biblioteca. 

1.

2.

El informe puede ser exportado en los formatos habituales de exportación de Alma.

31. ¿Cuál es la URL de base del resolvedor de enlaces de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC?

La URL de base del resolvedor de enlaces es:
https://csic-primo.hosted.exlibrisgroup.com/primo-explore/openurl?institution=CSIC&vid=34CSIC_VU1&

32. ¿Cómo conocer qué préstamos vencen la semana en curso?

Algunas bibliotecas quieren hacer el seguimiento de los préstamos que tienen que ser devueltos en los próximos 7 días. Para poder hacer dicho seguimiento se han diseñado 2 modos de proceder.

1. Informe

En la pestaña Analytics/Informes se puede abrir el informe "Préstamos que vencen la próxima semana"



 

Al seleccionarlo se abre un formulario, se selecciona la biblioteca y se acepta (puede ocurrir que de error, esto ocurre porque no hay ningún préstamo que venza en los siguientes 7 días posteriores a la fecha de obtención del informe de modo que habrá que sacar el informe otro día)


El informe resultante puede exportarse a Excell si se quiere realizar algún tipo de trabajo sobre él o simplemente imprimir el listado para hacer el seguimiento.

2. Informe de suscripción

Una segunda forma de obtener este informe es suscribirse al mismo informe con el usuario de la biblioteca en la ruta: Analytics/Analytics/Suscribirse a Analytics



Aparece un listado con los informes de suscripción disponibles y se activa la suscripción al informe "Préstamos que vencen esta semana"



Todos los días a las 9:00 llegará a la cuenta de correo asociada al usuario de la biblioteca que se ha suscrito, un informe que contiene todos los préstamos que vencen desde ese día hasta 7 días después. El informe contiene los datos de todas las bibliotecas de la Red. Habrá que filtrar por biblioteca para recuperar los préstamos que vencen esa semana de la propia.


33. ¿Cómo se hace un formulario de búsqueda en los catálogos para insertarlo en una página web?

Las instrucciones para hacer formularios de búsqueda en la nueva interfaz de Primo de los catálogos, para insertarlos en insertados en una página web, se pueden ver en esta página de Ex Libris:

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Primo/Product_Documentation/050New_Primo_User_Interface/New_UI_Customization_-_Best_Practices#Creating_a_Search_Box_With_Deep_Links_to_the_New_UI


Los datos específicos para el caso del CSIC son:

URL de base: https://csic-primo.hosted.exlibrisgroup.com/primo-explore/search?

Parámetros 
institution34CSIC_INST
vid34CSIC_VU1
tabBorrar este campo porque no tenemos tabs
search_scopeVer más abajo la lista de scopes:

SCOPEscope_name
Catálogos y Digital.CSICdefault_scope
Todos los recursos (Biblioteca Virtual)ALL_RESOURCES_scope
Catálogo BibliográficoCAT_BIB_scope
Catálogo de ArchivosALMA_ARCHIVE_scope
Repositorio Digital.CSICDSPACE

34. ¿Qué hay que hacer ocultar o hacer visible un registro de Alma en Primo?

En determinadas ocasiones (registros con catalogación provisional, registro en proceso de compra, colecciones no disponibles para el público, etc.) no es conveniente que un registro que existe en Alma se vea en la interfaz de consulta de los usuarios (Primo), para ocultar un registro de publicación en Primo, habrá que "Editar el registro" (abrirlo en el editor de metadatos), y  en el menú superior de "Herramientas", seleccionar "Establecer etiquetas de gestión", marcar la opción de "Ocultar de la interfaz de descubrimiento" y grabar el registro.

Cuando queramos que el registro sea visible en Primo, editaremos el registro y desmarcaremos esta opción. En la próxima recolección de registros de Primo se enviará ya el registro para su publicación en el catálogo.



35. ¿Cómo conocer los préstamos caducados de nuestra biblioteca?

 En el la pestaña Analytics/Informes existe un informe que permite recuperar los préstamos activos de cada biblioteca que puede tener diferentes usos para la biblioteca. Entre los datos que proporciona dicho informe se encuentra el de fecha de vencimiento del préstamo de modo que se puede obtener este informe, exportarlo y trabajar con él para conocer los préstamos caducados. El informe se presenta en formato Excell de modo que si nos situamos en la columna de fecha de vencimiento se puede ordenar el informe por dicha fecha de modo inverso (de mas antiguo a más reciente) y localizar de modo sencillo y rápido los préstamos caducados.

En imágenes:

  1. Ruta: Analytics/Informes/Préstamos activos por biblioteca


2. Selección de la biblioteca:


3. Descargar informe


4. Ordenar por columna "Fecha de vencimiento" para ello, se selecciona la tabla completa y se filtra.



5. "Ordenar de más antiguo a más reciente" en columna "Fecha de vencimiento"



Se pueden ver los préstamos caducados con fechas de vencimiento muy antiguas.







 

36. ¿Qué documentos están excluidos del préstamo personal?

En principio todos los documentos del catálogo son susceptibles de ser prestados con la excepción de:  
  • Obras de referencia: enciclopedias, diccionarios, bibliografía, catálogos y repertorios
  • Publicaciones periódicas
  • Obras de difícil reemplazo como puedan ser las agotadas, raras y de especial valor
  • Monografías anteriores a 1940
  • Material no librario
  • Tesis, tesinas y proyectos de fin de carrera no publicados
  • Informes no publicados 

37. ¿Puede la biblioteca adquirir libros con cargo a proyectos?

No hay problema en hacerlo y darlos igualmente en préstamo de depósito, pero haciendo saber a los investigadores del proyecto que el libro debe ser catalogado por la biblioteca y figurar en el catálogo Alma que es el inventario oficial de fondos del CSIC que da constancia de que el libro es propiedad del CSIC, ya que se trata de un material inventariado. De hecho, la gerencia no debe dar el visto bueno al pago de una factura de material bibliográfico si la biblioteca no certifica previamente que ha sido catalogado y está incluido en el catálogo del CSIC. En caso de que no se acepte esta condición, la biblioteca no debe hacerse cargo de la compra. La gerencia del centro debe saber que desde Actuación Económica se pide a la URICI información sobre los libros ingresados para cotejarla con las facturas de gastos bibliográficos, de cara a las auditorías del CSIC.

38. ¿Cómo se puede contabilizar lo que se consulta en la sala de lectura?

El uso que hacen los usuarios de los fondos dentro de la propia biblioteca (consulta en sala) se puede registrar en Alma de forma que se pueda hacer un seguimiento y obtener datos estadísticos de este tipo de uso sin tener que registrar estos movimientos como préstamos.

El uso de los documentos del depósito que se sirven en sala y de los documentos de libre acceso se puede registrar en el módulo de Circulación en Circulación como “Uso en sala”. En ambos casos se registra el código de barras del ejemplar, pero no hace falta registrar los datos del usuario (no es necesario que el lector tenga carné). URICI extrae de Alma datos estadísticos anuales de uso en sala y se pueden extraer datos de qué ejemplares son los más usados si fuera necesario.

Para realizar este proceso la biblioteca tiene que tener creada una “sala de lectura”. Cuando un usuario pide un documento de depósito para su consulta en sala habrá que ir a servicios al usuario / escanear ejemplares y seleccionar la segunda pestaña “Cambiar información del ejemplar”. Una vez ahí elegir la ubicación “sala de lectura”, introducir el código de barras y darle aceptar. Con eso el libro queda registrado como de uso en sala.

Para devolver el libro a su ubicación original hay que ir otra vez a servicios al usuario / escanear ejemplares / cambiar información del ejemplar y seleccionar “Restaurar” e introducir el código de barras y aceptar.

Con esto finaliza el proceso.

39. ¿Cómo funcionan los registros relacionados en Alma y Primo?

 

Alma y Primo establecen relaciones entre registros de forma automática en base al ISSN de la siguiente forma:

  • - Cuando dos registros comparten un mismo ISSN en el campo 022$a aparecen como relacionados (los registros y las existencias)
  • - Cuando un registro tiene el ISSN de la serie en el subcampo 830$x y este ISSN aparece en el campo 022$a de otros registro, el segundo registro aparece como registro "padre" del primero, y sus existencias aparecen como "existencias relacionadas". La lógica de esta relación es que el registro que tiene el ISSN en el 02$a se supone que es el registro que describe la serie completa, mientras que el registro que tiene este mismo ISSN en 830$x debe ser un componente de dicha serie. Esta misma lógica se sigue en el vaciado de artículos de una revista.

40. ¿Cómo se puede saber en tiempo real qué peticiones de reservas y copias hacen los usuarios de la biblioteca?

Alma permite que la biblioteca conozca las peticiones de reserva de libros y fotocopias que hacen los usuarios sobre fondos de su biblioteca en el mismo momento en que se realizan.

Cuando un usuario realice una reserva sobre algún documento de nuestros fondos encontraremos en nuestro tablero de tareas un aviso dónde nos indica qué material ha sido solicitado.


41. ¿Qué es el ejemplar ficticio en las revistas y para qué sirve?

Es un ejemplar inexistente añadido en  las revistas del catálogo, con el fin de que desde el OPAC se puedan hacer peticiones de copias o reservas de estos documentos, indicando en la petición los datos correspondientes del año, número, volumen y páginas cuya copia se desea.

Cada biblioteca tiene que añadir el ejemplar ficticio solo a las suscripciones en papel.

En el formulario del ejemplar, en Tipo de material se pone “Revista” y en Política del ejemplar “Consulta en sala”.

42. ¿Cómo se buscan en índices términos con guiones?

A. Materias:

Cuando se busca en el índice de materias, no hay que escribir los guiones que separan los subencabezamientos

Ejemplo en búsqueda:

España Historia

Cada subencabezamiento se escribe al catalogar en el subcampo que le corresponde ($j, $x, etc.), y el sistema lo muestra con los guiones.

Ejemplo en catalogación:

651  4  $a España  $x Historia

Otra cosa es que el guión forme parte del encabezamiento; en este caso sí hay que escribirlo en catalogación pero no hace falta cuando se quiera buscar, ya que el sistema lo ignora en la recuperación.

Ejemplo en búsqueda:

Al Andalus Historia

Ejemplo en catalogación:

651  4  $a  Al-Andalus  $x Historia

B. Autores:

Cuando se busca en el índice de autores, las entradas que llevan un guión formando parte del encabezamiento se recuperan normalmente escribiéndolas tanto con el guión como sin él.

Ejemplo en búsqueda:

Sánchez-Albornoz o  Sánchez Albornoz

43. ¿Cómo se debe poner el ISSN de una serie y en artículos de vaciados de revistas?

 - En los registros que son monografías componentes de una serie, el ISSN de la serie se debe poner siempre en el subcampo x de la etiqueta 830 (830$x), nunca en el 022$a. Solo debe ir en el 022$a en el registro que describe a la propia serie completa,  en el caso de que exista este registro (p. ej. en los Advances...)

- En los registros que son un vaciado de artículos de una revista, en caso de que se quiera incluir el ISSN de la revista a la que pertenecen, el título de la revista deberá ir como serie en una 830, y el ISSN de la misma en el 830$x, nunca debe ir el ISSN de la revista "padre" en el 022$a

Cuando se pone el ISSN en el campo 022$a de forma incorrecta en Alma y Primo aparecen registros relacionados que no son correctos y crean confusión.

44. ¿Qué códigos de países usa el CSIC en el campo 008 de catalogación?

El código de país de dos letras que se indica en la etiqueta 008 de catalogación se toma de los códigos de la Sección de Estadística de las Naciones Unidas, y puede verse en: http://unstats.un.org/unsd/methods/m49/m49alpha.htm

45. ¿Cómo se debe poner la puntuación en congresos y en pies de imprenta?

En catalogación, cuando se guarda un registro en Alma la puntuación que separa los subcampos se pone de manera automática; sin embargo, hay dos casos en los que se debe añadir la puntuación: entradas de congresos (ya sea principal o secundarias) en los subcampos $n, $d, $c; y en el pie de imprenta cuando ponemos alguno de los subcampos previstos para lugar de impresión, impresor y fecha de impresión ($e, $f, $g).

Esto se debe a que es difícil definir en el sistema que se abra y cierre el paréntesis y ponga la puntuación entre subcampos cuando un subcampo puede o no estar presente.

Por lo tanto, en estos casos, se debe escribir el inicio del paréntesis, la puntuación que separa los subcampos (punto, dos puntos o coma, según los casos) y el cierre del paréntesis, según se ve en los siguientes ejemplos.

     • Ejemplos para etiquetas de congresos:

111 $n (5º. $d 1989. $c Barcelona)
711 $n (1ª. $c Oviedo)
611 $d (1994. $c Valencia)

     • Ejemplos para pie de imprenta:

260 $e (Madrid : $f Imprenta Real, $g 1876)
260 $e (Madrid : $f Imprenta de Beltrán y Viñas)

46. ¿Cómo se deben usar los indicadores de etiquetas Marc? (general)

Hay que tener en cuenta que los indicadores forman parte de las etiquetas; es decir, que hay que ponerlos cuando así esté previsto. En algunos casos están definidos por defecto en la plantilla de catalogación pero en otros se deben elegir los más adecuados para cada caso.

Alma proporciona ayudas para cada campo. Es conveniente utilizar estas ayudas con frecuencia para evitar confusiones. Se encuentran en la parte inferior de la plantilla de catalogación en la pestaña ”Info”

Otro aspecto importante de los indicadores es que no hay que confundir el valor 0 (cero) con el valor blanco, ya que son distintos.

Ver también entradas específicas sobre el uso de indicadores en títulos y autores

47. ¿Cómo se deben usar los indicadores de etiquetas Marc de títulos?

En la etiqueta 245 (mención de título) es fundamental el segundo indicador, ya que le dice al sistema el número de caracteres que no alfabetizan. Cuando un título comienza por artículo, en cualquier lengua, hay que señalar que lo ignore  por medio de ese indicador (se debe contar el espacio en blanco entre el artículo y la primera palabra significativa).  Cuando se quiere que alfabetice desde el principio, el segundo indicador es 0 (cero). Todo lo anterior se aplica también al segundo indicador de la etiqueta 830 (mención de serie) y, en general, a todos los campos que se refieren a un título (por ejemplo, las etiquetas 130, 240, 740, etc) pero teniendo en cuenta, dependiendo de la etiqueta concreta, cambia el indicador (primero o segundo) que le dice al sistema el número de caracteres que no alfabetizan, por lo que siempre habrá que recurrir a la Ayuda sobre el campo.
  • Ejemplos de títulos:
245 13 $a La casa : $b forma y diseño
245 14 $a The house mouse : $b atlas of embryonic development
245 12 $a O tempo no espello
245 10 $a Vestigios romanos y visigodos
  • Ejemplos de series:
830 0 $a American university studies
830 4 $a Las dos orillas $v 4
830 3 $a La obra selecta
  •  Ejemplos de variante de título:
740 3 $a La pechuga de la sardina

Ver también entradas sobre el uso de indicadores en general

48. ¿Cómo se deben usar los indicadores de etiquetas Marc de autores?

En los campos 100, 700 y 600 (autor personal principal o secundario, y autor como materia) hay que distinguir cuando llevan apellido(s) o entran directamente por el nombre. Esto se marca con el primer indicador.
  • Ejemplos de Autores con un apellido (primer indicador 1):
100 1     $a  Fabb, Nigel
600 14   $a Zweig, Stefan  $x Crítica e interpretación
  •  Ejemplos de Autores con dos apellidos (primer  indicador 1):
100 1     $a Ramón y Cajal, Santiago
700 1     $a Ortega Klein, Inés $e trad. 
  • Ejemplos de Autores directamente por el nombre (primer indicador 0 (cero)):
100 0     $a Teresa de Jesús $c Santa
600 04   $a Carlos  $b III $c Rey de España

En los campos 110, 710 y 610 (entidad como autor principal o secundario, o como materia) hay que distinguir si entran por área jurisdiccional o entran directamente por el nombre. Esto se marca con el primer indicador.
  • Ejemplos de Entidad bajo área jurisdiccional (primer indicador 1):
110 1     $a España $b Ministerio de Agricultura
610 14   $a España $b Ministerio de Asuntos Sociales $b Biblioteca $j Catálogos
  •  Ejemplos de Entidad directamente por el nombre (primer indicador 2):
710 2     $a Consejo Superior de Investigaciones Científicas (España)
610 24   $a Consejo Superior de  Investigaciones  Científicas (España)

En las etiquetas 111, 711 y 611 (congreso como autor principal o secundario, o como materia) el primer indicador siempre tiene el valor 2.
  • Ejemplos de congresos:
111 20  $a Congreso Iberoamericano de Acústica    $n (31º. $d 2000  .$c Madrid)
711 2       $a Concilio Vaticano $n (2º. $d 1962-1965)
611 24     $a Concilio Vaticano $n (2º. $d 1962-1965) $j Tesis doctorales

49. ¿Cuáles son las etiquetas MARC más frecuentes en los registros de autoridad?

Resumen de las etiquetas del formato MARC de los registros de autoridad en Alma.

Resumen de las etiquetas:
  • Las etiquetas 100, 110, 111, 130, 150 y 151 son los términos admitidos.
  • Las etiquetas 400, 410, 411, 430, 450 y 451 son los términos no admitidos.
  • Las etiquetas 500, 510, 511, 530, 550 y 551 son los términos relacionados.
  • Las etiquetas 5XX pueden tener un subcampo $w  g  para los términos genéricos.
  • Las etiquetas 5XX pueden tener un subcampo $w h  para los términos específicos.
Ejemplo:

150 0   $a Astenia     (término admitido)
450 0   $a Debilidad  (término no admitido)
550 0   $w h $a Neurastenia  (término específico)
550 0   $w g $a Sintomatología (término genérico)

50. ¿Qué es y cómo funciona la deduplicación en el Web OPAC de los catálogos (Primo)?

En la deduplicación se origina un solo registro a partir de varios.  Se puede comprobar si un registro se origina por la deduplicación de varios mirando el campo “Fuente” de la vista de detalle, en este ejemplo es una deduplicación de 2 registros de Alma :



La deduplicación se hace en en base a varios campos (010/020/022/245/...), que tienen distinto peso, pero lo que más  cuenta en la práctica es el ISBN/ISSN. En los registros de Archivos el mecanismo de deduplicación está desactivado, por lo que estos registros nunca pueden formar parte de un registro originado por la deduplicación de varios.

51. ¿Qué es y cómo funciona la agrupación de versiones en el Web OPAC de los catálogos (Primo)?

 El mecanismo de agrupación de versiones de Primo actúa cuando en el resultado de una búsqueda aparece de esta forma:



Este mecanismo agrupa fundamentalmente diferentes ediciones o versiones de una misma obra, y es un intento de ajustarse al marco FRBR (Requerimientos Funcionales para Registros Bibliográficos), agrupando Expresiones y Manifestaciones. Ahora bien, dado que en nuestros catálogos los campos Marc 76X y 78X sobre los que se basa FRBR no se usan, la agrupación se hace fundamentalmente en base a los campos de autor (1XX, 7XX) y título (130, 24X y 740). El resultado de la agrupación puede ser más o menos bueno dependiendo de la uniformidad y calidad de los registros originales.

52. ¿Cual es la notación correcta del resumen de colección de una revista en el registro de holding?

Es muy importante que las colecciones de las revistas reflejen los años exactos que tiene la biblioteca pero también que las notaciones utilizadas sean las adecuadas;  que esta información sea la correcta es imprescindible para  dar una  información adecuada y  resulta fundamental para el buen funcionamiento del préstamo interbibliotecario.
Las pautas a seguir son:
Los años de la colección se indican en el registro de holding en el campo 866 $a
El número de dígitos que se usa es de cuatro al principio y después  sólo dos a no ser que haya cambio de siglo.
Ej.:  1976-89,2000-02,14.
Si la colección está viva se indica siempre con un guión.
Ej.: 1955-
Si la colección está muerta se indica siempre con un punto final.
Ej.:  1989-2014.
Si los años están completos van sin paréntesis.
Ej.:  1976-
Ej.: 1964-83.
Si los años están incompletos, falta algún número, van entre paréntesis.
Ej.:  (1964)65-82.
Ej.:  2000-09(10).
Si falta uno o más  años completos  se indica con una coma.
Ej.: 1976,78-97,2000-
Ej.: 1991,94-
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